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axavia 365 at a glance

Die ersten Schritte für neue axavia 365 Nutzer

Project management

Manage your projects and add project members

General functions

Find out about dashboards, tables, detailed views and much more.

Claims management

Create and document a claim and estimate the costs for it

Address management

Create and manage your business partners and contacts

axavia 365 Verwaltung

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axavia 365 Hilfe

Was ist axavia 365 Claims?

axavia 365 Claims bietet umfassende Unterstützung bei der professionellen Verwaltung von Nachforderungen. Durch die strukturierte Gliederung in Projekte und Gruppen wird eine herausragende Übersichtlichkeit geschaffen, was die Handhabung dieser Anforderungen erheblich verbessert. Die Plattform zeichnet sich durch vielfältige Eigenschaften aus, darunter Statusverfolgung und Priorisierung, die die effiziente Verwaltung weiter optimieren. 

 

Neben der Fokussierung auf Claims liegt ein ebenso bedeutendes Augenmerk auf der Verwaltung von Adressen und Projekten. Diese Elemente bilden den Grundstein für eine perfekte Abwicklung von Claims, indem sie eine solide Basis für die strukturierte Bearbeitung schaffen. axavia 365 Claims ermöglicht somit eine ganzheitliche Herangehensweise an die Nachforderungsverwaltung, um den Anforderungen professionell und effektiv gerecht zu werden. 

What are additional claims?

Subsequent claims refer to additional claims or demands that arise after an agreement has already been made or a contract concluded. These can be, for example, additional payments, services or requirements that were not taken into account in the original contract or agreement. Subsequent claims can arise in various situations such as construction projects, contracts between companies or other legal agreements. It is important to review the exact terms and provisions of the original contract to determine whether additional claims are justified and under what conditions they must be fulfilled.

Allgemeine Funktionen der Übersicht

Dashboard

Das Dashboard für die Nachforderungsverwaltung in axavia 365 ist darauf ausgerichtet, alle relevanten Informationen zu Änderungsanforderungen in einem Projekt oder Prozess zu visualisieren. Hier sind ein paar Komponenten und Funktionen, die im Dashboard enthalten sind: 

  • The four green boxes provide an overview of the key data for the claims.
  • The field "Claims due soon" field is used to quickly generate claims and as a brief overview of the most important subsequent claims.

Tables

Tabellen spielen in axavia 365 eine zentrale Rolle. Fast alle Navigationsmenüs liefern deren Ergebnis standardmäßig in einer Tabelle. 

The behavior in the tables is always the same in principle. Objects are listed within a table, each of which has different properties that are clearly displayed. Some of these properties have a link. Clicking on these links executes various actions: e.g. clicking on an e-mail address starts the mail program, clicking on a company name calls up the detailed view.

At the end of the data line, the buttons with the various options become visible when you mouse over.

Detailed view

The detailed view is used to display all relevant properties of an object. This view always looks slightly different for different objects.

The detailed view is opened using the information button at the end of a data line or directly on the number or name.

All important properties and subordinate objects (if available) are displayed in the detailed view.

Favorites

Die Favoritenverwaltung in axavia 365 Claims erlaubt jedem Benutzer, sich seine wichtigen und relevanten Objekte als Favoriten zu markieren. Dies hat den Vorteil, diese Objekte schnell wieder zu finden. 

There are several ways to mark an object as a favorite.

Mouse over a data row in the table to activate the context menu at the end of the row on the right. The object can be defined as a favorite by clicking on the star.

This also works in the detailed views of the respective objects. The star can be found in the top right-hand area.

The business partners, contact persons, projects and claims each have their own box in which the favorites are listed again.

Using the search

Es besteht in axavia 365 Claims bei den Tabellen die Möglichkeit zur Freitextsuche. 

If a search is possible, the search field is visible at the top of the screen.

Depending on the type of menu node selected in the navigation menu on the left, you can search for this object type.

For example, if you display the business partners, you search for business partners.

Nach Eingabe des Textes und drücken der „Enter“-Taste oder einem Klick auf das Lupensymbol, liefert die Tabelle das Ergebnis. Die Suche wird wieder zurückgesetzt, sollte man auf eine andere Seite wechseln oder einen anderen Menüknoten wählen. 

The search can also be reset using the button to the right of the search.

Own profile

Your own profile is located at the top right and contains all your personal information. You can also change your data and password there.

ADMIN Bereich

Overview

An admin has several functions within the application that they can access.

The license assignment, employee lists, company settings and a link to the administration page are all located within the admin area.

The company

Dhe detailed view of the untcompany profiles is locatedwithin the application andd shows the most important key data of the own company. To use this information edit this information, click on the pencil icon and you will be redirected to the administration page.

Employees

The employee lists are created by the admin within the application. First an employee must a profile must be created and assigned a license so that the possibility exists, to enter the application and actively use it.

Create employees

Ein neuer Mitarbeiter kann mit dem Button „Neuer Mitarbeiter“ angelegt werden.  

In the next step, the properties can be entered in the form. Click Save or Cancel to accept or discard the changes.

Edit employees

Existing employeesemployees can be easily edited. The desired employee must be listed via the queries. If the data record is selected in the table appears directly at the end of the line a pencil symbol appears at the end of the line, which must be clicked. The form opens to select the employee to be able to edit the employee. Click on Save, Cancel or Delete the changes are applied, discarded or the employee removed.

Delete employees

Employees can be deleted in several ways. The desired employee must be listed via the queries. If the data record is selected in the table, a pencil icon, an information icon and a delete icon appear at the end of the line.

It is possible to delete the employee in the table (delete icon), the detailed view (information icon) and in the editing form (pencil icon).

License assignment

The license assignment serves as an overview of the assigned licenses.

Without a license, you have no access to the application. Even if an employee or contact person has been created, it is not possible to access the application automatically. The admin must therefore assign the licenses correctly.

The division into the boxes "License assignment employee" and "License assignment contact person" makes it possible to sort the individual objects individually and thus provides a clear overview.

An overview of the allocated licenses is located above the employee box, so it is always clear how many licenses are still free or in use.

Distribute licenses

You can distribute licenses to an employee or contact person.

In der Bearbeitungsseite der ausgewählten Person können Lizenzen einfach zugewiesen werden.

Deselect licenses

Licenses can be deselected in several ways. The desired person with the license must be listed via the queries. If the data record is selected in the table, a pencil icon and an information icon appear at the end of the line.

It is possible to select the person in the editing form (pencil icon). You can also use the detailed view (information icon) to access the form that can be used to revoke a person's license.

Address management

Overview

Um zu den Geschäfts- und Ansprechpartnern zu gelangen, befindet sich Links das Modul „Adressverwaltung“: 

Das Modul „Adressverwaltung“ ist leicht und verständlich aufgebaut. Es wird grundsätzlich unterschieden zwischen „Geschäftspartner“ und „Ansprechpartner“. 

The business partner is the cornerstone. Contact persons and projects can then be created for a business partner.

Create business partner

Ein neuer Geschäftspartner kann mit dem Button „Neuer Geschäftspartner“ angelegt werden.  

In the next step, the properties can be entered in the form. Click Save or Cancel to accept or discard the changes.

Edit business partner

Existing business partners can be easily edited. The desired business partner must be listed via the queries. If the data record is selected in the table appears directly at the end of the line a pencil symbolThis must be clicked on. The form opens so that you can edit the business partner. Click on Save, Cancel or Delete the changes are applied, discarded or the business partner is removed.

Delete business partner

Business partners can be deleted in several ways. The desired business partner must be listed via the queries. If the data record is selected in the table, a pencil icon and an information icon appear at the end of the line.

It is possible to delete the business partner in the detailed view (information icon) and in the editing form (pencil icon).

A business partner can only be deleted if there are no other data records (e.g. projects or contact persons) below it!

Create contact person

There are several ways to create a contact person.

The first way to create a contact person is directly in the detailed view of a business partner.

Die zweite Möglichkeit ist in der Tabelle, direkt im Menü „Ansprechpartner“. Dort kann über den grünen Button ein neuer Ansprechpartner erzeugt werden. Im Gegensatz zu der anderen Möglichkeit, kann hier der Firmenname aufgrund fehlender Information nicht automatisch ausgefüllt werden. 

In the next step, the properties can be entered in the form. By creating the contact person directly on the business partner, the company name is already filled in automatically.

Mit „Lizenz -Zugeteilte Lizenz“ kann einem Ansprechpartner direkt Zugang zu dem System gewährt werden. Dieser bekommt per Mail die Zugangsdaten zugesendet. Eine weitere Möglichkeit wäre es die Lizenz direkt in dem Formular des Ansprechpartners zuzuweisen. 

With Save, Cancel or Delete, the changes are accepted, discarded or the contact person is removed.

Edit contact person

Existing contact persons can be easily edited. The desired contact person must be listed via the queries. If the data record is selected in the tableappears appears at the end of the line a pencilsicon appears at the end of the line. In addition it is possible in the detail view to use the pencilsicon in the detailed view.

Delete contact person

Contact persons can be deleted in several ways. The desired contact person must be listed via the queries. If the data record is selected in the table, a pencil icon and an information icon appear at the end of the line.

It is possible to delete the contact person in the detailed view (information icon) and in the editing form (pencil icon).

CLAIMS

Overview

Die Projektverwaltung in axavia 365 Claims befindet sich im Modul „Claims“: 

Das Modul „Claims“ beinhaltet die Projektverwaltung sowie die Claim Verwaltung. Das Projekt ist der Grundstein für die Verwaltung der Claims. Grundsätzlich gilt: jeder Claim muss einem Projekt zugewiesen werden! 

The menu on the left-hand side contains predefined queries to help you find the right project quickly. The search and filters are also available here to narrow down the list of projects.

Projekt

Create project

Ein neues Projekt kann mit dem Button „Neues Projekt“ angelegt werden.  

In the next step, the properties can be entered in the form. Click Save, Cancel or Delete to apply the changes, discard them or remove the project.

Edit project

Existing projects can be easily edited. DThe desired project must be listed via the queries. If the data record is selected in the tableappears at the end of the line a pencil symbol appears at the end of the line. It is also possible to click on the pencil symbol in the detail view.

Project members

The project team is important in a project. Project roles are used to define who works on the project, who leads it and who is allowed to see it.

A new project member is created in the detailed view of a project. Click on the green button within the "Teams" box.

In the next step, the name of the future member and their role can be entered. Click Save or Cancel to accept or discard the changes and Delete to remove the member.

Zusätzlich kann man ein Mitglied auch direkt in der Detailübersicht löschen, indem man den Datensatz markiert und dadurch erscheint am Zeilenende der Button „Löschen“. 

Create groups

Die Claims in axavia 365 Claims können innerhalb eines Projekts in Gruppen untergliedert werden.  

Groups can be created directly within a project. A new group is created in the detailed view of a project. Click on the green button within the "Groups" box.

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften im Formular eingetragen werden. . Mit Speichern oder Abbrechen werden die Änderungen übernommen oder verworfen und mit Löschen wird das Mitglied entfernt. Innerhalb einer Gruppe können weitere Gruppen erzeugt werden. Über den Pfad sieht man, in welcher Gruppe man sich aktuell befindet. 

CLAIMS Management

Overview

Die Claim-Verwaltung in axavia 365 Claims befindet sich im Modul „Claims“. 

Das Modul „Claims“ beinhaltet die Projektverwaltung sowie die Claim-Verwaltung. Innerhalb der Claim-Verwaltung gibt es die Möglichkeiten „alle Claims“ oder „Meine Claims“ auszuwählen, diese Unterpunkte dienen zur näheren Unterteilung der Claims. 

In addition, search and filter functions are available within the sub-items to narrow down the list of claims.

Create claims

Die Claim-Verwaltung in axavia 365 Claims befindet sich im Modul „Claims“. 

Das Modul „Claims“ beinhaltet die Projektverwaltung sowie die Claim-Verwaltung. Innerhalb der Claim-Verwaltung gibt es die Möglichkeiten „alle Claims“ oder „Meine Claims“ auszuwählen, diese Unterpunkte dienen zur näheren Unterteilung der Claims. 

In addition, search and filter functions are available within the sub-items to narrow down the list of claims.

Prioritize claims

Prioritizing claims is an important step in project management. Prioritization is based on urgency, importance, resource availability and customer requirements.

axavia 365 Claims bietet vier Stufen der Priorisierung an. 

The prioritization of a claim is mandatory and must be completed when the claim is created.

In the lists of claims, in the tables or when displaying a claim in the detailed view, the main focus is on the priority. This is therefore marked with colored symbols.

It is also possible to filter by priority in the tables.

Set deadline for claims

Setting a deadline for a claim depends on various factors, including urgency, importance, availability of resources and the overall situation of the project.

In axavia 365 Claims gibt es dafür die Eigenschaft „Deadline“. Diese kann bei der Erzeugung und Bearbeitung eines Claims gesetzt werden.  

The dashboard lists the claims that are due soon, sorted by this date.

Edit claims status

The claim status defines the current progress of the claim. Unlike many other properties, the status cannot simply be set, but runs through a predefined workflow.

Wird ein Claim erzeugt, ist der Startstatus immer „Aufgenommen“. 

The status can be changed directly in the table or in the detailed view.

It is also possible to filter by status in the tables.

Estimate costs for claims

Estimating the cost of additional claims is an important step in ensuring that the project budget is managed appropriately. Several factors come into play here: material costs, personnel costs, risk premiums, external services required.

In axavia 365 Claims ist dies über ein einfaches Feld zu hinterlegen. 

The costs can be entered directly when the claim is created or processed.

Subdivide claims into claims groups

Claims can be subdivided into groups. A claim can always be found in the respective project. However, it is also possible to divide claims into groups.

How to create groups within projects is described here: Link to: Create groups

When creating or editing a claim, it can be assigned directly to a group in the respective project.

If you navigate to the group in the respective project, all claims located there are listed. 

SeeNavigation in the project

Delegate claims

The delegation of additional requirements refers to passing on or transferring tasks or requirements to other people. The effective delegation of demands requires clear communication, appropriate selection of persons and the provision of the necessary resources.

axavia 365 Claims bietet die Möglichkeit, Claims an andere Personen zu delegieren. Grundsätzlich gibt es auf einem Claim drei Personen, die hinterlegt werden können: 

 

  • Initiator: Is the person who initiated the additional claim, i.e. caused the additional claim to arise.
  • Responsible party: This is the person who is responsible for this claim, i.e. is responsible for ensuring that this additional claim is settled.
  • Processor: This is the person to be executed, i.e. the person who implements the additional claim.

Define additional claim type

Grundsätzlich wird bei einem Claim zwischen zwei Typen unterschieden. Es kann entweder ein „Eigenclaim“ oder ein „Fremdclaim“ sein. 

Own claim is when the additional claim arises due to your own fault or your own desire for an extension.

Third-party claims on the other hand, are additional claims that arise through third-party fault.

This property makes it easy to determine the origin of the claims in total.

Foto- und Dokumenten Upload

Upload attachments in Claims

The documents are just as important as the information on the claims themselves! Documents could be project plans, change requests, status reports, communication logs, photos or videos.

The document upload helps with the documentation of the claims and provides the exchange basis for perfect collaboration.

Dokumente können direkt zu einem Claim hochgeladen werden. Dazu gibt es in der Detailansicht den grünen Button innerhalb des Kastens „Anhänge“. 

After selecting one or more files, the upload takes place directly.

Upload attachments in the project

Document management is an essential part of project management. Project-relevant documents can be of many different types: project plans, contracts, specifications, status reports, but also photos and videos, etc.

axavia 365 Claims erlaubt die Ablage von Dokumenten direkt zum Projekt, was die Projektarbeit wesentlich vereinfacht. Diese Funktion gewährt, dass alle relevanten Dokumente zentral abgelegt und leicht wieder zu finden sind. 

Um Dokumente zu Projekten hochzuladen, gibt es in der Detailansicht den grünen Button innerhalb des Kastens „Anhänge“. Nach erfolgreichem Upload werden die Anhänge dort aufgelistet. 

Verwaltung

Allgemein

Die Verwaltungsseite dient als zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung aller administrativen Abläufe. Hier findet man eine Übersicht zu Produktpaketen, Lizenzen, Belegen und Zahlungsinformationen.  

Anmeldung

Für die Anmeldung auf der Verwaltungsseite ist ausschließlich der Nutzer berechtigt, der die Lizenz erworben hat, also der erste registrierte Administrator. Die Zugangsdaten zur Verwaltungsseite entsprechen denen der Anwendung, jedoch wird eine Passwortänderung in der Anwendung hier nicht automatisch übernommen. Daher ist das ursprüngliche Passwort der Anwendung erforderlich, um sich auf der Verwaltungsseite anzumelden.

Verwaltungsseite Dashboard

Das Dashboard ist darauf ausgelegt, alle relevanten Informationen für Administratoren strukturiert darzustellen. Wichtige Elemente und Funktionen umfassen:

  • Überblickskarten: Die drei grünen Informationskästen bieten eine schnelle Übersicht über wesentliche Eckdaten der Anwendung und zeigen an, wenn Änderungen oder Erweiterungen, wie zum Beispiel zusätzlicher Speicherplatz oder eine höhere Benutzeranzahl, erforderlich sind.
  • Lizenzübersicht: Im Feld „Lizenzen“ wird eine direkte Übersicht der erworbenen Lizenzen und deren Abrechnungszeiträume angezeigt, was eine einfache Verwaltung ermöglicht.

Produkte

Im Bereich „Produkte“ wird eine Übersicht über die verfügbaren Produktmodelle angezeigt, ähnlich wie auf der axavia 365 Website. Das aktuell gewählte Lizenzmodell wird hervorgehoben und nach Ablauf der Testphase können Lizenzen direkt erworben, sowie zusätzliche Benutzer hinzugefügt werden. Ein Upgrade auf ein höheres Modell ist ebenfalls möglich, falls sich die Anforderungen erweitern.

Hinweis: Einmal vorgenommene Upgrades auf ein höheres Modell sind endgültig und können nur durch Löschen und erneuten Erwerb der Lizenz rückgängig gemacht werden. Bei gemeinsam erworbenen Lizenzen ist das Löschen einzelner Lizenzen nicht möglich, in diesem Fall kann nur die gesamte Bestellung storniert werden und mit der gewünschten Anzahl der Lizenzen erneut erworben werden. Dadurch wird die Anwendung und die damit verbundenen Daten natürlich nicht gelöscht.

Lizenzen

Im Bereich „Lizenzen“ wird eine Übersicht über alle aktiven Test- und Kauflizenzen geboten. Auf dieser Seite ist es zudem möglich, Lizenzen zu kündigen. Über ein Symbol am Ende der jeweiligen Datenzeile gelangt man zur Detailseite, auf der sich der Kündigungsbutton befindet.

Belege

Der Bereich „Belege“ ist in drei Kategorien unterteilt: „In Bearbeitung“, „Aktive Bestellungen“ und „Inaktive Bestellungen“.

  • In Bearbeitung: Hier erscheinen Bestellungen, die eingereicht wurden, jedoch noch verarbeitet werden.
  • Aktive Bestellungen: Ein Auftrag wird als aktive Bestellung angezeigt, solange die dazugehörige Lizenz gültig ist.
  • Inaktive Bestellungen: Bestellungen fallen in diese Kategorie, wenn die zugehörige Lizenz gekündigt wurde und keine weiteren monatlichen Abbuchungen mehr erfolgen.

 

Am Ende jeder Datenzeile in der Übersicht kann über ein Informationssymbol eine Detailseite zur jeweiligen Bestellung aufgerufen werden. Diese Detailseite bietet eine Vorschau der Belege und die Möglichkeit, das Dokument per Download-Button automatisch zu erstellen. Unten in der Auftragsübersicht sind zudem alle vergangenen Rechnungen zu diesem Auftrag aufgelistet.

Zahlung

Im Bereich „Zahlung“ werden die aktuell genutzten Zahlungsdaten angezeigt. Um diese zu aktualisieren, steht der Button „Zahlungsdaten ändern“ zur Verfügung, der auf die externe Zahlungsplattform Mollie weiterleitet. Hier können die Zahlungsdaten unkompliziert angepasst werden.

Servicecalls

Oben rechts befindet sich der Bereich „Servicecalls“, über den Kontakt zum Support aufgenommen werden kann. Mit dem Button „Neuer Servicecall“ lässt sich ein neues Anliegen beschreiben und einreichen. Sobald ein Servicecall bearbeitet wurde, erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail und der Vorgang erscheint in der Servicecall-Übersicht.

Hinweis: Es gibt ein monatliches Servicecall-Limit. Sobald dieses erreicht ist, werden Servicecalls zwar noch entgegengenommen, jedoch nicht immer bearbeitet. Jeden Monat wird das Servicecall-Kontingent automatisch aufgefüllt.

The company

Direkt neben den Servicecalls oben rechts befindet sich der Bereich „Unternehmen“. Dieser Abschnitt ermöglicht die Bearbeitung und Verwaltung der Unternehmensdaten sowie der Rechnungsadresse. Durch einen Klick auf das Stift-Symbol oben rechts können die Felder mit den jeweiligen Unternehmensinformationen unkompliziert aktualisiert werden, sodass alle Unternehmensdaten stets aktuell bleiben.

Eigenes Verwaltungsprofil

Das eigene Profil umfasst ausschließlich persönliche Daten, die nur für die Verwaltungsseite relevant sind und nicht in die Anwendung selbst übernommen werden.

  • Profil bearbeiten: Unter diesem Menüpunkt lassen sich persönliche Profilinformationen anpassen.
    Hinweis: Änderungen im eigenen Profil betreffen ausschließlich die Verwaltungsseite und wirken sich nicht automatisch auf die Anwendung aus.

  • Passwort ändern: Hier besteht die Möglichkeit, das Passwort für den Zugang zur Verwaltungsseite zu ändern.
    Hinweis: Für die Verwaltungsseite gibt es nur ein gemeinsames Passwort, das sich alle Administratoren teilen. Dies betrifft jedoch ausschließlich die Verwaltungsseite und nicht die Anwendung.

  • Anwendung aktualisieren & Logout: Diese Optionen sind identisch wie in der Anwendung.

Testphase abgelaufen

Nach Ablauf der Testphase besteht die Möglichkeit, auf der Verwaltungsseite eine Lizenz zu erwerben, um den Zugang zur Anwendung weiterhin zu gewährleisten. Die zuvor während der Testphase gespeicherten Daten bleiben erhalten und sind nach dem Lizenzkauf weiterhin verfügbar.

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